Übersicht:
Menschen im Büro vor Flipboard
© GaudiLab/Shutterstock.com

DOKI – zertifiziertes und automatisiertes Dokumentieren via Smartphone-App

(Workshop)
Im Zuge der Digitalisierung von Organisationen wird es immer wichtiger Prozesse, Zustände oder Ereignisse so zu dokumentieren, dass eine zertifizierte und nicht mehr veränderbare Dokumentation mittels Fotos, Standortdaten, Zeitpunkt und Beschreibung durchgeführt wird. Dies kann zb die Dokumentation von beschädigten Lieferungen, Baumängeln auf Baustellen oder Verbesserungsvorschläge im Produktionsprozess sein. Weiters ist es auch wichtig, dass diese digitalen Dokumentationen im Nachgang nicht mehr manipuliert werden können. Dokumentationen müssen eindeutig zuordenbar sein und alle beteiligten Stellen müssen die Echtheit überprüfen können. Aktuell werden diese Dokumentationen oft mit dem Smartphone der MitarbeiterInnen durchgeführt und sind sehr zeitaufwendig, da die Fotos, Videos oder Audioaufnahmen zuerst mittels Betriebssystem-Apps gemacht werden müssen und danach zur geeigneten Weiterverarbeitung verschickt werden müssen. Um dieses Problem der Dokumentation für MitarbeiterInnen und Beteiligte einfacher zu gestalten, soll die von der FH St. Pölten entwickelte Smartphone-Applikation DOKI eingesetzt werden. Diese Applikation ermöglicht den NutzerInnen eine vorkonfigurierte Prozessdokumentation durchzuführen. Zusätzlich muss nur noch angegeben werden, wohin diese Daten transferiert werden sollen (zb Mail, Server). Weiters werden zu den verschickten Dokumentationsdateien der Standort und Zeitpunkt der Erfassung mitgesichert. Dieses Datenpaket wird in Folge mittels Blockchain-Technologie unveränderbar abgespeichert und ein sogenannter Hash-Wert erstellt, der die Überprüfbarkeit und Echtheit der Daten für Dritte sicherstellt. So kann sichergestellt werden, dass diese Dokumentation authentisch und vertrauenswürdig ist.

Bereits absolviert!

Detail-Angaben:

Termin

06.04.2022

Uhrzeit

10:00 - 16:00

Veranstaltungsort

FH St.Pölten

Veranstalter

FH St. Pölten

Rückblick:

Diese Workshop-Reihe soll Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit bieten, diese Art der Dokumentation in ihre Prozesse einfach und schnell zu integrieren und dadurch Sicherheit im Dokumentationsprozess zu schaffen. Anwendungsfälle können zb die Feststellung von Störstoffen im Biomüll, Dokumentation von Baufehlern oder Verbesserungsvorschläge im Produktionsprozess sein. TeilnehmerInnen der Workshopreihe werden aktiv in den Entwicklungsprozess der App, die später im Google PlayStore kostenfrei abrufbar sein soll, miteinbezogen, um möglichst viele Anwendungsfälle abzudecken.

Projektziel:

Es wird mit den Workshop-TeilnehmerInnen eine Smartphone-Applikation erstellt, die folgende Bereiche abdeckt:

  • Schnelles und einfaches Dokumentieren von Ereignissen, Zuständen oder Prozessen
  • Zertifizierung der digitalen Dokumentation mittels Blockchain-Technologie
  • Konfigurierbarer Dokumentationsablauf mit x Bildern, Texten, Standortdaten, Audio oder Video u.a.
  • Serverless– für Betrieb ist kein Server notwendig. Dokumentation kann auch per Mail versandt werden.
  • Dokumentationsplattform – bei Bedarf können die Daten auch auf einer Web-App visualisiert und verwaltet werden.

Die aufbauenden Workshops mit einer Dauer von je 8h werden zu folgenden Themen angeboten:

Workshop 1 [Anwendungsfälle und Anpassung]: In diesem Workshop werden mögliche Anwendungsfälle gemeinsam mit den TeilnehmerInnen definiert um diese möglichst nutzerinnenzentriert zu gestalteten. Außerdem werden hier Grundlagen zur Blockchain und der Zertifizierung von digitalen Inhalten zielgruppengerecht erklärt. Außerdem ist als Keynote ein Impulsvortrag zum Thema Lean Management geplant.

Workshop 2 [Implementierung & Integration]: Der zweite Workshop dient dazu, den TeilnehmerInnen die entwickelte Applikation vorzustellen und Möglichkeiten zu Nutzung aufzuzeigen. Weiters soll hier ein erste Usertests stattfinden. Außerdem besteht in diesem Workshop die Möglichkeit, gemeinsam mit dem Projektteam die Online-Plattform einzurichten, falls diese benötigt wird.

Workshop 3 [Evaluierung & nächste Schritte]: Der dritte Workshop dient zum Erfahrungsaustausch über die Langzeitnutzung der App und die Diskussion möglicher nächster Schritte im Entwicklungsprozess. Zielgruppe für die Workshops: Zielgruppe der Workshops sind MitarbeiterInnen von KMUs, GVUs, Gemeinden oder Organisationen, die in ihrem Arbeitsalltag digitale Dokumentationsprozesse durchführen müssen. Weitere Zielgruppe sind auch Organisationen, die Dokumentationen benötigen, um Sachverhalte zu beweisen.

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